قابليتهاي نرم افزار Virtual office
کارتابل يا همان صفحه ابتدايي ورود به سيستم شامل بخشهايي است که بتوانيد سريع از آن استفاده نماييد .
- مشاهده ليست کارها و وظايف .
- مشاهده ليست رويدادها و قرارها .
- بخش يادداشت سريع ( ذخيره اتوماتيک ) .
- بخش خبر خوان RSS ( خواندن خبرها بصورت RSS از سايتهاي ديگر ).
- بخش تابلوي اعلانات
مديريت کاربران و سطوح دسترسي
مدير سيستم مي تواند در اين قسمت تمام کاربراني که قرار است از سيستم استفاده نمايند را به همراه دسترسي لازم در اين نرم افزار تعريف نمايد .
سطوح دسترسي بسيار انعطاف پذير بوده و مي توان کاربر هاي متفاوت را با دسترسيهاي متفاوت در نرم افزار تعريف نمود
مديريت يادداشتها
در اين قسمت مي توانند كليه يادداشتهاي خود را در سيستم وارد نموده و در هر زمان که خواستيد بسادگي به آنها دسترسي داشته باشيد .
مديريت ايميلها (Email account )
توسط اين بخش مي توانيد تمام ايميلهاي خود را دراين سيستم تنظيم نموده و از اين پس از داخل همين نرم افزار به چک کردن ايميلهاي خود بپردازيد .
به عنوان مثال يك كاربر داراي 3 آدرس ايميل مختلف مي باشد كه با اين نرم افزار مي تواند هر يك از ايميلها را جداگانه تنظيم نموده و از آن استفاده نمايد. هر يک از ايميلها بطور مستقل عمل کرده و خللي در کار ارسال و يا دريافت ديگر account ها ايجاد نخواهد نمود.
توضيح : تنها شرط براي اينکار استفاده ازميلهايي است که از سرويس SMTP استفاده مي نمايند. به طور مثال ميل سرور Yahoo اين امكان را به صورت رايگان در اختيار شما قرار نخواهد داد.
مديريت دفتر تماس
در اين قسمت مي توانيد به تعداد نامحدود اطلاعات تماسي و ساير جزئيات اشخاص حقيقي و حقوقي را به صورت دسته بندي شده در سيستم تعريف نماييد . هر کاربر به غير از مدير تنها به اطلاعات تماسي خود دسترسي خواهد داشت مگر اينکه خود کاربر اطلاعات يک تماس و يا يک مجموعه را در اختيار ديگران قرار دهد .
توضيح : مي توانيد به تعداد نامحدود دسته بندي تعريف نموده و اطلاعات تماسي مورد نظر را درون آن قرار دهيد.
مديريت وظايف (Tasks Management)
در اين قسمت مي توانيد كليه کارهايي را که در طول روز، ماه و يا سال بايد انجام دهيد را در سيستم تعريف نماييد . و نرم افزار كليه اطلاعات را تا زمانيکه حالت آنرا به صورت تکميل شده و يا انجام شده تغيير ندهيد ، برايتان ليست کرده و به شما يادآوري مي نمايد .
توضيح : براي اين بخش نيز مي توانيد دسته بنديهاي مختلفي تعريف نماييد .
مديريت قرار ملاقاتها
در بخش مديريت قرار ملاقاتها و يا بطور کلي مديريت زمان مي توانيد براي تمام کارهاي خود زمانبندي تعريف نماييد.
براي اينکار يک تقويم بسيار پيشرفته در اختيار شما خواهد بود و شما مي توانيد فقط با کليک بر روي تاريخ و ساعت مورد نظر خود قرارها و ... را در سيستم تعريف نماييد .
توضيح : سيستم مديريت قرار ها بسيار پيشرفته بوده و قابليتهاي بيشماري را در اختيارتان قرار مي دهد . بطور مثال مي توانيد براي يک قرار سيستم هشدار دهنده را فعال نماييد و يا براي يک قرار از سايرين نيز دعوت بعمل آوريد. همچنين در صورت تمايل مي توانيد تنظيمات مربوط به تکرار شدن يک رويداد را انجام دهيد.
مديريت فايلها
در اين قسمت مي توانيد تمام فايلهايي که مورد نياز است و مکررا به آنها نياز داريد را در سيستم وارد نماييد.
در اين بخش نيز قابليتهاي بيشماري قرار گرفته که مديريت فايلها را براي شما بسيار ساده تر مي سازد
- امکان تعريف پوشه هاي مختلف.
- امکان به اشتراک گذاشتن فايل و پوشه ها براي براي ساير کاربران.
- امکان مشاهده فايلهاي صوتي و تصويري بطور مستقيم در سيستم.
- امکان تعريف قالب فايل براي استفاده مکرر.
- امکان درج فايلهاي Microsoft Office .
- امکان دانلود فايل براحتي و در زمان که دلخواه.
ساير مشخصات سيستم
ساير عملکردهاي نرم افزار دفتر مجازي به شرح ذيل مي باشد :
- يادآوري قرارها و رويدادها به محض ورود به سيستم
- سيستم اعلام دريافت ايميل جديد
- امکان ذخيره ضمائم ايملها بطور مستقيم در بخش مديريت فايل
- سيستم يکپارچه بمعني نسبت دادن تمامي بخشها به يکديگر
- جستجوي سريع و پيشرفته در دفتر تماس ، يادداشتها و ....
- امکان شخصي سازي براي هر کاربر ( فرمت نمايش تاريخ و اعداد ، ساعت سيستم و ...)
- جستجو و حذف اتوماتيک اطلاعات تماس و رويدادها
- امکان تعريف گروههاي کاربري متفاوت
- امکان درج اعلانات مختلف در کارتابل
- درج وظايف ، رويداد و ... توسط مدير براي ساير کاربران
- قابليت خروجي گرفتن بصورت PDF جهت چاپ
